บัญญัติ 10 ประการที่ต้องคำนึงในการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายใน (1)

บางครั้งผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการอาจจะเกิดข้อข้องใจในการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายในว่า ในการวางระบบบัญชีจะก่อให้เกิดผลกระทบอย่างไรต่อกิจการ หรือบางครั้งมีการวางระบบบัญชีที่วางโดยให้บุคคลภายนอกที่เป็นรูปของบุคคลธรรมดาหรือองค์กรต่างๆแล้วแต่ ระบบต่างๆยังคงไม่สามารถที่จะใช้งานได้อย่างเต็มที่ หรือก่อนที่จะทำการวางระบบบัญช๊ควรจะคำนึงถึงอะไรบ้าง หรือเมื่อวางระบบแล้วควรจะได้อะไรบ้าง ซึ่งข้อข้องใจต่างๆมักเกิดกับคนส่วนใหญ่รวมถึงผู้เขียนด้วย ดังนั้นจึงเขียนบัญญัติ 10 ประการที่ ผู้วางระบบบัญชี , ผู้บริหาร และเจ้าของกิจการ ควรจะต้องคำนึง และ พิจารณา ถึงก่อนที่จะตัดสินใจทำการวางระบบบัญช ีหรือจะทำการปรับปรุงใดๆมีผลกระทบเกี่ยวกับการทำงานไม่ว่าการ ปรับปรุงนั้นจะเรียกว่าอย่างไรตามศํพท์ที่บัญญติขึ้นไม่ว่าใหม่หรือเก่าก็ตาม

1) อย่าทำการวางระบบบัญชีหรือปรับปรุงใดๆเกี่ยวกับการทำงานตามแฟชั่นหรือตามอย่างผู้อื่น โดยไม่มีความมุ่งมั่นและมีความปรารถนาตั้งใจจริง เนื่องจากการทำระบบการทำงานจะต้องมีความครบถ้วนถูกต้องของรายการที่เกิดขึ้น และการที่สามารถตรวจสอบหรือมีการสอบยันได้ในภายหลัง การกระทำการใดๆที่เป็นการหลีกเลี่ยงการบันทึกรายการบัญชีด้วยวัตถุประสงค์ใดๆก็ตามเป็นการเสี่ยงต่อความสูญ เปล่าทั้ง ความพยายาม , ความตั้งใจ , เวลา และทรัพย์สินเงินทอง เนื่องจากจะได้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริงเพื่อใช้ในการบริหารงาน

2) การวางระบบบัญชีที่ดีนั้นจะต้องมีการสอดคล้องไปกับธรรมชาติของการทำงานและการดำเนินธุรกิจที่เป็นจริง ระบบต่างๆที่มีการสร้างขึ้นมาจะต้องไม่เป็นการขัดขวางต่อการดำเนินงานแต่ไม่ทำให้เกิดการผิดพลาดได้อย่างง่ายดาย และผู้ที่เป็นผู้ใช้งานข้อมูล , ผู้บริหาร หรือเจ้าของกิจการ ควรจะรู้ความต้องการของตนเองก่อนที่จะให้ผู้วางระบบบัญชีทำการวางระบบบัญชีเพื่อที่จะให้การวางระบบสามารถ รองรับความต้องการของผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการได้

3) ระบบบัญชีที่มีการควบคุมภายในอย่างดีเยี่ยมสามารถป้องกันทุจริตอย่างได้ผลในทุกเรื่อง อาจไม่ใช่ระบบบัญชีที่ดีที่สุดเสมอไป แต่ระบบบัญชีที่ดีนั้นหมายถึงระบบบัญชีที่มีความสอดคล้องกับการทำงานและมีการควบคุมภายในที่เหมาะสมกับ สภาพการดำเนินธุรกิจและขนาดของกิจการนั้นๆ รวมถึงจะต้องสอดคล้องต่อนโยบายในการดำเนินกิจการด้วย และพึงรำลึกไว้อยู่เสมอว่าระบบบัญชีและการควบคุมภายในที่เหมาะสมใช้งานได้ดีในกิจการแบบเดียวกันแห่งหนึ่ง อาจไม่สามารถใช้ได้ดีกับอีกแห่งหนึ่งได้ เช่นเดียวกันกับระบบบัญชีที่ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในกิจการประเภทเดียวกันที่ภูมิภาคหนึ่งอาจไม่สามารถใช้ได้ อย่างมีประสิทธิภาพในกิจการประเภทเดียวกันที่อยู่ในภูมิภาคอื่นได้เนื่องจากสภาพแวดล้อมของการดำเนินธุรกิจ แต่ละแห่งรวมถึงประเพณีขนบธรรมเนียมและสภาพการดำเนินชีวิตของผู้คนในแต่ละภูมิภาคนั้นๆที่แตกต่างกัน

4) ระบบบัญชีที่ดีจะต้องมีการเสนอรายงานตามระยะเวลาที่เหมาะสม การเสนอรายงานบางอย่างช้าเกินกว่าที่ควรจะเป็นแม้เพียงชั่วเวลาเดียวคุณค่าของรายงานอาจจะเหลือเท่ากับศูนย์ หรือรายงานที่มากไปจะก่อให้เกิดการสับสนและแบ่งแยกความสนใจในรายงานที่สำคัญไป

5) ควรเลิกเชื่อว่าระบบบัญชีและการทำงานต่างๆควรจะกำหนดหรือวางรูปแบบมากจากฝ่ายบัญช ีหรือนักบัญชี หรือ หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่ง แต่การวางระบบบัญชีมีความจำเป็นต้องใช้ศิลปและศาสตร์หลายแขนงไม่ใช้เฉพาะแต่บัญชี ดังนั้นระบบบัญชีที่ดีจะต้องเกิดขึ้นโดยกลุ่มคนที่ปฎิบัติงานมิใช่เกิดจากการวางระบบบัญชีโดยนักบัญชีแต่เพียงผ ู้เดียว การวางระบบบัญชีที่ดีและเหมาะสมกับกิจการจะต้องเกิดจากการรวมตัวของแผนกต่างๆในบริษัท และ นักบัญชีที่มีประสบการณ์ในการทำงานเกี่ยวกับบัญชีอย่างดีทั้งบัญชีการเงิน , บัญชีบริหาร , บัญชีต้นทุน และบัญชีภาษีอากร โดยฝ่ายบัญชีหรือผู้วางระบบบัญชีอาจเป็นเพียงส่วนหนึ่งในทีม ฝ่ายบัญชีหรือ ผู้วางระบบอาจเป็นเพียงผู้เสนอรูปแบบขั้นต้น , ติดตามผลและรวบรวมจัดทำระบบทางเดินเอกสาร และรูปแบบเอกสารที่สามารถใช้งานได้ เป็นคู่มือระบบบัญชีและการปฎิบัติงาน ซึ่งถ้าเป็นลักษณะนี้ ผู้วางระบบบัญชีหรือฝ่ายบัญชีจะต้องมีคุณสมบัติเพิ่มเติมคือจะต้องเป็นผู้มีใจกว้างที่จะยอมรับคำแนะนำหรือ ข้อขัดแย้งจากผู้อื่นและจะต้องได้รับการยอมรับจากทุกๆฝ่ายโดยเฉพาะผู้บริหารสามารถประสานงาน และ อธิบายเหตุผลต่างๆได้อย่างชัดเจน กรณีที่ฝ่ายบัญชีไม่มีคุณสมบัติเพียงพออาจต้องพึ่งพา บุุคคลภายนอกที่มี คุณสมบัติมาชดเชย

6) ไม่มีระบบบัญชีใดๆที่สามารถใช้ได้ตลอดไปโดยไม่มีการปรับปรุงให้เหมาะสมตามระยะเวลา เนื่องจากระบบบัญชีและการควบคุมภายในต่างๆเกิดจากการสร้างสรรค์โดยคน เมื่อมีการใช้งานไประยะเวลาหนึ่งจะมีการเรียนรู้ถึงจุดอ่อนต่างๆที่เกิดขึ้นโดยผู้ปฎิบัติงาน ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพของระบบลดลง ดังนั้นจึงควรมีการประเมินเป็นระยะๆว่าระบบบัญชีนั้นยังคงเหมาะสมที่จะใช้ในการปฎิบัติต่อไปหรือไม่ หรือถึงเวลาที่จะต้องทำการปรับปรุงให้เหมาะสม

7) ระบบบัญชีและการควบคุมภายใน ที่จะกล่าวถึงในต่อๆไป จะเป็นแนวทางที่จะประยุกต์ใช้ในการทำงานเกี่ยวกับการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายใน แต่ดังที่กล่าวไว้ในข้อ 3) ว่าระบบบัญชีที่ดีทีสุดไม่ใช้ระบบที่มีการควบคุมภายในที่ดีที่สุดอีกทั้งในสภาพการดำเนินธุรกิจปัจจุบันที่การแข่งขัน สูง  ดังนั้นการลดขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้กิจการดำเนินธุรกิจ หรือสามารถบริการลูกค้าได้ไปรวดเร็วมีความจำเป็นอย่างยิ่งยวด อาจทำให้เกิดความจำเป็นที่จะต้องตัด หรือ ลัดขั้นตอนบางอย่างหรืออาจก่อให้เกิดการบกพร่องในการควบคุมภายในบางประการ ซึ่งการบกพร่อง หรือ ความจำเป็นในการแข่งขันนั้นๆ อาจสามารถแก้ไขหรือทดแทนได้โดยใช้เทคโนโลยี่ และวิทยาการเกี่ยวกับ คอมพิวเตอร์ มาช่วยอย่างได้ผล แต่ไม่ใช่ในทุกกรณี

8) การใช้ระบบเทคโนโลยี่และวิทยาการเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ ที่จะช่วยในการทำงานและ ลดข้อบกพร่องบางประการ ที่อาจเกิดขึ้นตามข้อ 7) ควรคำนึงถึงความเหมาะสมและความคุ้มค่าของการ ลงทุนต่างๆด้วย

9) ไม่มีระบบบัญชีใดๆที่สำเร็จรูปเช่นเดียวกับซอฟแวร์บัญชีที่เหมาะสมกับกิจการทุกกิจการ ดังนั้นการวางระบบบัญชีจะต้องใช้เวลาในการติดตามผลและแก้ไขระบบบัญชีและเอกสารที่จัดทำในขั้นต้นให้ เหมาะสมกับการทำงานของกิจการเพื่อให้พนักงานทำความเข้าใจและทดสอบการทำงานของระบบบัญชี อย่างน้อยหนึ่งไตรมาส( 4 เดือน ) หรือนานกว่านั้นก่อนทำเป็นคู่มือระบบบัญชีเพื่อใช้ในการอ้างอิงต่อไป เนื่องจากสภาพการดำเนินธุรกิจในบางประเด็นปัญหาอาจเกิดจากความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของผู้ใช้ข้อมูล หรือผู้บริหารหรือเกิดจากสภาพการดำเนินธุรกิจที่เปลี่ยนไป หรือบางครั้งอาจเกิดปัญหาในรายละเอียด ในการปฎิบัติงานขึ้นในภายหลังซึ่งอาจต้องมีการปรับปรุงระบบบัญชีและเอกสารให้เหมาะสม ซึ่งการปรับปรุง  จะต้องมีการกระทำร่วมกับผู้ใช้ข้อมูลหรือผู้ปฎิบัติงาน

10) ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรจะมีการประเมินความเสี่ยงที่สามารถยอมรับได้ของการบกพร่องต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ว่าสามารถรับได้ที่จุดใด เมื่อเทียบกับการลงทุนที่จะเกิดขึ้นรวมถึงความพึงพอใจจากลูกค้า ที่สามารถได้รับบริการที่เร็วขึ้น และการทำงานได้อย่างรวดเร็วของพนักงานภายในกิจการ ถ้าประเมินแล้วมีความเสี่ยงมากกว่าที่ยอมรับได้อาจจะต้องมีการปรับปรุงแก้ไขระบบบัญชีและการควบคุมภายใน ใหม่

LINK

บัญญัติ 10 ประการที่ต้องคำนึงใน การวางระบบบัญชีและการควบคุม ภายใน (2)