บัญญติ 10 ประการที่ต้องคำนึงในการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายใน (2)

ภาค ข้อควรคำนึงระหว่างการวางระบบบัญชี

นิพนธ์ กาญจนพิพัฒน์กุล
บริหารธุรกิจบัณฑิฺต(บัญชี)
ประกาศนียบัตรชั้นสูงทางการสอบบัญชี
บัญชีมหาบัณฑิต
ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต(CPA_Thailand)  

    เดิมที่บทความก่อนและบทความนี้ ตั้งใจจะเขียนเป็นบทนำหรือบทแรกๆของหนังสือเรื่องการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายในที่จะจัดทำ โดยตั้งใจว่าจะเป็นการปูพื้นฐานให้กับผู้ที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับด้านบัญชีได้ทำความเข้าใจก่อนที่จะตัดสินใจในการเริ่มวางระบบบัญชี แต่จนแล้วจนรอดหนังสือทั้งเล่มไม่เสร็จซักทีจึงเอามาลงไว้ในเวปไซต์ของสำนักงานก่อน ซึ่งยังไม่จบโดยส่วนแรกเป็นส่วนที่อยู่ช่วงของข้อควรคำนึงก่อนการตัดสินใจที่จะวางระบบบัญชี และส่วนนี้เป็นส่วนที่สองซึ่งเป็นส่วนที่อยู่ในช่วงของการทำการวางระบบบัญชี ว่าเราจะต้องคำนึงถึงเรื่องอะไรบ้างหลังจากที่เราตัดสินใจที่จะดำเนินการตามที่ได้พิจารณาตาม10 ข้อแรกแล้ว

    โดยเป็นที่เห็นกันอยู่อย่างชัดเจนว่าการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายในมีความสัมพันธ์กันอย่างแยกไม่ออก ระบบบัญชีที่ดีจะก่อให้เกิดการสอบยันของการปฎิบัติงานภายในและการตรวจสอบภายในระบบกันเอง และในขณะเดียวกันการควบคุมภายในที่สมบูรณ์นั้นจะก่อให้เกิดระบบการทำงานที่ดี ถ้าส่วนหนึ่งส่วนใดบกพร่องการที่จะทำให้อีกส่วนหนึ่งดีนั้นเป็นเรื่องที่ยาก ดังนั้นผู้ที่จะวางระบบบํญชีที่ดีนั้นจะต้องคำนึงถึงหลักการจัดระบบต่างๆให้ครอบคลุมถึงวิธีการปฎิบัติงาน,การควบคุมภายในและความเหมาะสมในการปฎิบัติงาน และเกิดระบบการทำงานที่รัดกุมรวมถึงการสอบยันที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

    ถ้ามีคำถามว่าหากเราตัดสินใจจะวางระบบบัญชีแล้วเราควรจะได้อะไรบ้าง หรือเราควรจะคำนึงถึงเรื่องอะไรที่เราต้องให้ทีมงานในการวางระบบบัญชีที่เราจัดเตรียมไว้ทราบถึงความต้องการ ซึ่งผมเชื่อว่าเกือบร้อยทั้งร้อยผู้บริหารก็คงจะไม่ทราบว่ามีตัวเองมีความต้องการอะไรบ้าง หากผู้บริหารท่านใดไม่เห็นพ้องแต่ทราบว่าตัวเองต้องการอะไร อย่างไร ก็ไม่จำเป็นต้องอ่านต่อ แต่ถ้าผู้บริหารไม่ทราบว่าตัวเองต้องการอะไร

    คงพอจะสรุปหลักการได้ ว่าเราควรจะได้สิ่งเหล่านี้จากระบบบัญชีที่เราวางเป็นอย่างน้อย

    1) ระบบที่วางขึ้นมาจะต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่การทำงานได้อย่างชัดเจน สามารถที่จะระบุหน้าที่ ลักษณะงานที่จะต้องทำ เอกสารที่จะต้องใช้รวมถึงความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงานในขั้นตอนการดำเนินงานที่สำคัญ ควรจะระบุได้ถึงอำนาจการดำเนินงานต่างๆที่เกิดขึ้นกับบริษัท หรือเอกสารใดๆที่จะให้ตรวจสอบได้ว่าใครมีหน้าที่ทำอะไร อย่างไร แค่ไหน  รวมถึง รายการที่เกิดขึ้นจะต้องมีการอนุมัติโดยผู้ที่ได้รับมอบหมายอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบจากกิจการ  ตามความเหมาะสมกับความสำคัญของรายการที่เกิดขึ้นนั้น การดำเนินการด้งกล่าวจะต้องมีการลงนามให้สามารถทราบได้ในภายหลังว่าใครเป็นคนทำ

    2) ระบบบัญชีควรจะทำให้ทราบได้ว่า มีการควบคุมความถูกต้องในการบันทึกในสมุดบัญชี การคำนวณออกยอด หรือการคำนวณอื่นใด ในรายการบัญชีหรือเอกสารต่างๆ ทั้งหมดจะต้องมีการตรวจสอบเอกสารที่เกิดขึ้น  รายการ , ราคา , จำนวนมูลค่าที่เกิดขึ้นทั้งหมดได้ถูกตรวจสอบโดยละเอียดและมีการรับรองโดยผู้ตรวจสอบรายการต่างๆนั้นๆ โดยผู้ที่มิใช่เป็นผู้ทำรายการเป็นผู้ตรวจสอบหรือในบางกรณีอาจจะให้บุคคลภายนอกกิจการเป็นผู้ตรวจสอบ รวมถึงมีการจำแนกบัญชีเพื่อการวิเคราะห์รายการต่างๆที่เกิดขึ้นในภายหลัง และสามารถที่จะได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อแผนกอื่นที่จะนำข้อมูลไปใช้ในเวลาที่เหมาะสม

    3) ระบบบัญชีควรจะทำให้ทราบว่า รายการที่เกิดขึ้นจากการดำเนินกิจการ จะต้องมีการบันทึกและเป็นตัวแทนของการดำเนินงานในขั้นตอนต่างๆของบริษัทอย่างครบถ้วน การบันทึกบัญชีดังกล่าวไม่จำเป็นว่าจะต้องทำการบันทึกผ่านสมุดบัญชีทั้งหมด แต่อาจจะเป็นรายการที่เกิดขึ้นจากรายงานการทำงานในแผนกอื่น ที่ฝ่ายบัญชีสามารถนำผลสรุปมาใช้ในการทำงานได้ (ในกรณีดังกล่าวเห็นได้ค่อนข้างชัดเจนในการใช้ข้อมูลในการผลิตมาใช้ในการคำนวณต้นทุนของแผนกบัญชีต้นทุน) ซึ่งเมื่อใช้ในการวิเคราะห์ถึงประสิทธิภาพการทำงานหรือการใช้ต้นทุน ในเรื่องรายละเอียดจะไม่ใช่ฝ่ายบัญชีที่จะหาหรือชี้แจงว่าเกิดอะไรขึ้น แต่จะเป็นการชี้ให้เห็นจากฝ่ายบัญชีและฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะเป็นผู้หาผลกระทบที่เกิดขึ้น ซึ่งอาจจะต่างจากความเข้าใจโดยทั่วไปที่ เมื่อมีงบการเงินออกมาจะให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้หาสาเหตุที่เกิดขึ้นจากตัวเลขที่เกิดขึ้น ผลสุดท้ายที่ได้คือ มักจะไม่ได้อะไร

    4) ระบบบัญชีควรจะทำให้ทราบได้ว่า เอกสารที่จัดทำขึ้นมีเพียงพอต่อการดำเนินงานและความต้องการของแผนกที่เกี่ยวข้อง ไม่น้อยเกินไปหรือไม่มากเกินไป จนมีการกระจายไปถึงแผนกใดๆโดยที่ไม่ได้มีการใช้งาน เอกสารที่กระจายออกไปได้มีการจัดเก็บอย่างเหมาะสมอาจรวมถึงวิธีการจัดเก็บ และเอกสารต่างๆที่เกิดขึ้นจะต้องมีการเก็บและทำลายในเวลาที่เหมาะสม มีการกำหนดวิธีการ ระยะเวลาการจัดเก็บ และเวลาที่ต้องทำการทำลายให้ชัดเจน

    5) ระบบบัญชีที่วางควรจะทำให้มั่นใจได้ว่า ยอดตามบัญชีต่างๆที่เกิดขึ้นจะต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ มีการสอบยันระหว่างกัน โดยอาจจะมีการตรวจสอบเป็นระยะๆทั้งหมด หรือโดยหมุนเวียนกัน หรือการเลือกตรวจสอบโดยการวิเคราะห์จากยอดที่มีรายการผิดปกติเป็นกรณีพิเศษ หรือโดยเปรียบเทียบกับตัวเลขจากข้อมูลที่ได้จากหน่วยงานอื่นในกิจการที่มีการจัดเก็บข้อมูลจากหลักฐานที่มีแหล่งกำเนิดเดียวกัน หรือข้อมูลที่มีการเปิดเผยจากกิจการอื่นที่มีลักษณะการประกอบกิจการอย่างเดียวกันกรณีทีหาข้อมูลเหล่านั้นมาได้

     แต่ต้องแน่ใจได้ว่ายอดตามบัญชีต่างๆที่เกิดขึ้นได้มีการตรวจสอบในระยะเวลาที่เหมาะสมและมีการตรวจสอบโดยไม่มีการตกหล่น เพื่อป้องกันการทุจริตและการไม่ทำตามระบบอย่างมีประสิทธิภาพอย่างเพียงพอ มีการตรวจเช็คการใช้งานหรือการดำเนินงานอย่างมีเหตุผล หากมีการทุจริตเกิดขึ้นจะทราบได้เร็วและเกิดความเสียหายที่ไม่มาก

    6) ระบบบัญชีที่วางควรจะบอกให้ทราบถึง เรื่องของวิธีการจัดเก็บข้อมูล,เอกสารหรือรายการบันทึกบัญชีที่เกิดขึ้นไว้ให้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นการเก็บในลักษณะใด ซึ่งต้องมีความปลอดภัยจากการเข้าถึงข้อมูลต่างๆโดยผู้ที่ไม่สมควรอย่างเพียงพอ รวมถึงความปลอดภัยจากความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นกับข้อมูล และหากมีการนำข้อมูลออกไปใช้ควรจะสามารถมีร่องรอยที่สามารถจะตรวจสอบได้ว่าใครนำไปใช้ เมื่อไร

    7) ระบบบัญชีที่วางควรจะมีความสอดคล้องกับกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง ที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจ กรณีนี้จะมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่งหากมีบริษัทมีการวางแผนภาษีอากร ซึ่งตามสภาพข้อเท็จจริงการวางระบบบัญชีควรจะวางหลังจากที่มีการวางโครงสร้างทางภาษีและโครงสร้างทางการบริหารจัดการแล้ว เพื่อที่จะให้การจัดทำบัญชีเป็นไปโดยสอดคล้องกับการดำเนินงานด้านภาษีและการบริหารงาน นั้นหมายความว่า ผู้บริหารจะต้องมีความชัดเจนพอสมควรในเรื่องแนวทางในการดำเนินธุรกิจ เพื่อที่จะให้ระบบบัญชีเป็นไปตามความต้องการของผู้บริหาร

    8)ระบบบัญชีควรจะสามารถบอกได้ว่าทรัพย์สินของบริษัท ได้มีการเก็บรักษาทรัพย์สินเป็นไปอย่างมีระบบระเบียบและสามารถชี้ชัดได้ว่าทรัพย์สินใดอยู่ที่ไหน การดำเนินการจำหน่ายจ่ายโอนทรัพย์สิน อาจรวมถึงการบำรุงรักษา และมีการประกันภัยต่างๆอย่างเพียงพอมีการประกันความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นจากความเสียหายจากอุบัติเหตุที่คาดไม่ถึง การควบคุมเกี่ยวกับการตัดจำหน่ายทรัพย์สินของกิจการเป็นไปอย่างรัดกุม กรณีที่มีการจำหน่ายจ่ายโอนออกไปจากกิจการแก่บุคคลภายนอกและมีการตัดบัญชี  จะต้องมีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจของกิจการตามลำดับความสำคัญที่เหมาะสมเท่านั้น

    9)  ระบบบัญชีควรจะทำให้ผู้บริหารสามารถได้รายงานทางบัญชี เช่นงบการเงินหรือรายงานการเงินต่างๆที่มีการเสนอต่อผู้บริหาร ตามรูปแบบที่ผู้บริหารต้องการอย่างเพียงพอ ในเวลาที่เหมาะสม และทำให้ผู้บริหารมั่นใจได้ว่าการปิดยอดบัญชีทั้งหมดจะต้องมีการตรวจสอบอย่างเพียงพอ รวมถึงรูปแบบการนำเสนอที่ดี (ให้ไปดูเรื่อง อะไรคือข้อมูลทางบัญชี )

    10) ระบบบัญชีที่เราวางไว้จะต้องมีการวางโครงสร้างที่ดีเพียงพอสำหรับการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง สำหรับผมเรื่องนี้น่าจะเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด เพราะไม่มีระบบบัญชีใดที่สมบูรณ์แบบและป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดโดยเหมาะสมกับสภาพขององค์กรในขณะที่กำลังวางระบบบัญชีอยู่ รวมถึงการพัฒนาการและการเปลี่ยนแปลง ความพยายามในการหลีกเลี่ยงการทำตามระบบจะมีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบบัญชีและการควบคุมภายในเป็นระยะๆ ตามเวลาที่เหมาะสม หากไม่มีการวางโครงสร้างไว้อย่างเป็นระดับอย่างเพียงพอจะต้องรื้อใหม่ทั้งระบบ

    ซึ่งในเรื่องของการวางระบบบัญชีนั้นเป็นที่รู้กันว่า รื้อของเก่านั้นยากกว่าทำใหม่ทั้งระบบหลายเท่า

LINK

บัญญติ 10 ประการที่ต้องคำนึงในการวางระบบบัญชีและการควบคุมภายใน (1)